广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则

广西壮族自治区人民政府办公厅

广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则
广西壮族自治区人民政府办公厅

第一章总则
第一条为使我区各级国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院办公厅一九九三年十一月二十一日发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合我区的实际情况，特制定本实施细则。
第二条地方各级行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第四条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员要忠于职守，廉洁正派，具有一定的政策水平和专业知识。
第五条各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和公文质量。行文要少而精，注重效用。
第六条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第七条各级行政机关的公文处理工作，应贯彻“党政分开”的原则。
第八条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。

第二章公文种类
第九条行政机关的公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
（二）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（三）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
（四）指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
（五）公告、通告
“公告”适用于向国内外宣传重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布行政规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
（七）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关请示事项。
（十一）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（十二）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式
第十条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。
（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，注在公文首页右上角。
（三）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，注在公文首页右上角。如既是秘密又是紧急，应先注紧急程度再注秘密等级。紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
（四）公文应当标明印刷顺序号即文件份数编号，注在公文首页左上角。
（五）发文字号，包括机关代字、年份、序号，置于公文首页发文机关标识域之下。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（六）上报的公文，应当注明签发人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。
（七）公文标题，位于发文字号标识域之下；一般应当标明发文机关；应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转和转发文件，一般应将批转或转发件的标题全文录出，不能以文号代替标题，不应重复出
现“通知的通知”等字样。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
（八）主送机关，置于标题左下方、正文左上方，顶格写。
（九）落款，包括发文机关名称和成文时间。成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。如正文结束后落款需另加一页的，应在该页注明（此页无正文）。
（十）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。落款处如盖印章，可不再写上发文机关名称。
（十一）公文如有附件，应当在正文之后、落款之前，注明附件顺序和名称。如正文中已标明（见附件），正文之后、落款前可不再注明。
（十二）附件，应当注在落款之下左侧，并加括号，如（此件发至县级单位）、（此件可登报）等。
（十三）公文应当标注主题词，置于公文末页抄报、抄送、抄发栏上方；词目之间应空一格；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词标引按《国务院公文主题词表》的使用说明处理。
（十四）公文抄报、抄送、抄发栏置于主题词下方、引发机关栏之上。对于主送机关以外需要了解公文内容的上级机关用“抄报”，同级机关和不相隶属机关用“抄送”，下级机关用“抄发”。
（十五）引发机关栏置于抄报、抄送、抄发栏下方，印刷时间以送印日期为准。印发机关栏右下侧注明印发份数。
（十六）公文应当标明公文张页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在每一页公文的右或左下端。
（十七）文字从左至右横写、横排。
第十一条公文纸一般用16开型（长260毫米、宽184毫米），左侧装订。“公告”、“通告”用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则
第十二条各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十三条政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的有关业务部门行文，也可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文。
第十四条同级政府、同级政府各部门、上级政府各部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
第十五条受双重领导的机关向上级机关的请示，应当写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第十六条向下级机关的重要行文，应当同时抄送其直接上级机关。
第十七条根据“党政分开”的原则，在行政机关的公文中，不应有向党的组织和党员作指示、布置任务的内容。如必须涉及党务的，应与同级党的组织联合行文。
第十八条凡涉及几个部门的问题，在各有关部门尚未取得一致意见之前，一律不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
第十九条各级机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄报被越过的上级机关。
第二十条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十一条上报上级机关的公文，一般只写一个上级机关，如需同时报送其它上级机关，可用“抄报”形式。向上一级主管部门的请示，不要并报上一级政府。
第二十二条 “请示”应当一文一事。除领导直接交办的事项外，不要直接送领导者个人。
第二十三条经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文（注明不另行文）。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第五章公文办理
第二十四条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十五条公文由文书部门统一收发。通过会议途径发给的公文，收文者回单位后应及时交文书部门登记处理。各部门代政府草拟的文稿和报送政府的文件应送政府机关有关单位办理，一般不要直接送领导者个人。
第二十六条凡需办理的公文，文书部门应视公文的内容和性质，按照业务分工及时、准确地分送有关部门（或处科室）办理或者送领导人批办。
第二十七条承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文书部门，并说明理由。
第二十八条凡涉及其它部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第二十九条属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文，或者几个部门联合发文。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明经政府同意。属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。
第三十条送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈贯彻执行情况。
第三十一条对上级机关交办的公文和下级机关的请示，各级机关要认真及时办理。急件、特急件随到随办；一般文件要在十五天内给予签复。对短期内不能办结的事项，应说明原因，不得积压不办。
第三十二条代政府草拟或送审的文稿，必须附上相关的文件、法规和材料。
第三十三条草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
（四）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
（六）必须使用国家法定计量单位。
第三十四条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十五条草拟、修改和签批的公文，必须符合存档要求。要用钢笔或毛笔和蓝、黑墨水，不得用铅笔、圆珠笔和红墨水及其它易褪色的墨水。不得在文稿装订线外书写。
第三十六条公文送领导人签发之前，应当由办公厅（室）进行把关审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定；是否符合实际，措施和办法是否切实可行；是否与有关部门、地区协商、会签；文字表述、文种使用、公文
格式等是否符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则的有关规定。
第三十七条公文由本机关领导人签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；属于主管领导职责范围内的公文，一般由该领导人签发，如内容涉及到其他分管的领导人的，应先送其他分管领导人审核或会签；经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（
室）主任签发。
第三十八条各级领导人签批公文，要明确签署意见，并写上姓名和签批时间。书写应工整、清楚。
第三十九条下级机关上报的公文，如有下列情况，上级机关办文单位可退回处理：
（一）内容不符合国家的法律、法规，不符合党和国家的方针、政策的；
（二）不符合“党政分开”原则的；
（三）无特殊情况和说明理由而越级请示的；
（四）属于下级有关部门职权范围内可以处理事项而要求以上级机关名义转发的；
（五）内容涉及有关部门而未经与有关部门协商、协调，或不符合会签程序的；
（六）一文多事，多头主报或不盖印章的；
（七）文字潦草、文稿不清和其它明显违反《国家行政机关公文处理办法》以及本实施细则的。
第四十条上级行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。
第四十一条传递秘密公文，必须做好登记、签收，确保文件安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章公文立卷、归档和销毁
第四十二条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第四十三条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于保管和利用。
第四十四条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。
第四十五条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十六条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文。
第四十七条没有归档、存查价值的公文，经过鉴别和主管档案工作的负责人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章附则
第四十八条行政法规、规章方面的公文，依照有关行政法规处理。外事方面的公文处理办法，由外事部门参照本实施细则另行制定。
第四十九条本实施细则由自治区人民政府办公厅负责解释。
第五十条本实施细则自发布之日起施行。自治区过去发布的有关行政机关公文处理的规定，凡与本实施细则不一致的，以本实施细则为准。

1994年1月5日

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